为了规范公司内部文档管理流程，提高工作效率和信息安全性，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工在日常工作中涉及的所有文档处理活动。

一、文档分类与归档

1. 文档分类：所有文档需根据其性质进行分类，包括但不限于工作计划、会议纪要、财务报表、客户资料等。每类文档应有明确的标识以便于查找和管理。

2. 归档管理：各部门需指定专人负责文档的收集、整理及归档工作。定期将已完成的工作文档上传至指定服务器或云存储平台，并确保数据备份完整无误。

二、权限控制与保密措施

1. 权限设置：对于敏感性较高的文档（如财务数据、人事档案），需设定访问权限，仅限授权人员查看或编辑。

2. 加密保护：对外发送的重要文件必须采用加密技术防止泄露；同时，在内部流转过程中也应注意采取必要的防护手段。

三、使用与共享规则

1. 合理利用资源：员工在使用文档时应当遵循“谁使用谁负责”的原则，不得随意修改他人已提交的内容；若确有必要更改，则需事先征得原作者同意并做好记录。

2. 促进协作交流：鼓励通过企业社交软件等方式分享非敏感性信息，但前提是要遵守相关法律法规以及公司的规章制度，避免造成不必要的麻烦。

四、监督检查机制

由综合管理部门不定期对各部门执行情况进行抽查考核，发现问题及时纠正整改。此外，还应建立举报渠道，接受来自社会各界关于违反本规定的投诉建议。

五、培训教育计划

每年至少组织一次全员参与的专业知识讲座或者在线课程，帮助大家掌握最新的信息技术手段以及如何更好地履行自身职责。

以上就是我们关于文档管理方面的一些基本规定，请各位同事严格遵守执行，共同营造一个高效有序的工作环境！

希望这份文档能够满足您的需求，如果有任何其他问题或者需要进一步调整的地方，请随时告知！