为了规范集团内部邮件系统的使用，确保信息传递的安全性、及时性和有效性，特制定本管理制度。以下为具体规定：

一、账号管理

1. 每位员工在入职时将由IT部门分配唯一的公司邮箱账号，该账号仅限本人使用，不得转借或共享。

2. 员工离职时，需主动交还邮箱账号，并由IT部门进行注销处理，防止敏感信息泄露。

3. 如遇密码遗忘或其他问题，应通过正式渠道联系IT支持人员解决，严禁自行尝试重置密码。

二、邮件发送与接收

1. 所有对外邮件必须包含清晰的主题行，并准确填写收件人地址，避免误发或遗漏重要信息。

2. 在发送包含机密资料的邮件时，应启用加密功能，并提醒接收方妥善保管附件。

3. 接收邮件后应及时查看并回复紧急事项，非工作相关邮件可统一整理后处理。

三、内容规范

1. 邮件正文应简洁明了，避免冗长复杂的内容，必要时可通过附件补充详细说明。

2. 禁止利用公司邮箱发送私人信件或参与非公务活动，如发现此类行为，将追究责任。

3. 对外交流中应注意语言礼貌得体，维护公司形象，不得发表任何不当言论。

四、安全防护

1. 定期更新邮箱密码，建议采用强密码组合，包括大小写字母、数字及特殊符号。

2. 不要点击来源不明的链接或下载可疑附件，若收到异常邮件，立即报告给网络安全小组。

3. 定期备份重要邮件记录，以防数据丢失。

五、监督检查

1. IT部门将不定期抽查邮箱使用情况，对于违反规定的员工给予警告直至辞退等处罚措施。

2. 鼓励全体员工互相监督，一旦发现违规现象，请及时向管理层反映。

以上制度自发布之日起生效，请各位同事严格遵守，共同营造良好的办公环境。如有疑问或建议，请随时与人力资源部沟通反馈。