为了加强公司内部车辆管理，提高工作效率，降低运营成本，特制定本《车辆加油卡管理规范》。本规范旨在明确加油卡的使用流程、审批程序以及相关责任人的职责，确保车辆加油过程的安全性、透明性和规范性。

一、适用范围

本规范适用于公司所有配备加油卡的车辆，包括公务用车和个人借用的车辆。凡涉及加油卡的申请、领用、充值、使用及归还等环节，均需严格遵守本规范。

二、加油卡的申领与分配

1. 申领条件

公司车辆在正式投入使用前，由行政管理部门统一办理加油卡。个人借用的车辆需提前提交书面申请，并经部门负责人和财务部门审核通过后方可申领。

2. 分配原则

加油卡应根据车辆的实际用途进行合理分配，优先保障公务用车的需求。对于长期外派或频繁使用的车辆，可适当增加配额。

3. 资料备案

每张加油卡的信息（如卡号、车辆编号、责任人姓名）需登记造册，并录入公司管理系统，以便后续追踪和管理。

三、加油卡的使用管理

1. 使用权限

每张加油卡仅限对应车辆使用，不得转借他人或挪作他用。如有特殊情况需要临时借用其他车辆加油，必须事先获得上级批准，并做好记录。

2. 加油频率

车辆加油应遵循经济实用的原则，避免超额消费。原则上每次加油金额不得超过预设限额，超出部分需额外审批。

3. 加油凭证保存

加油完成后，驾驶员需妥善保管发票及小票，并及时交至财务部门核销。未按时上交者将影响报销流程。

4. 异常情况处理

若发现加油卡丢失或被盗，应立即向行政管理部门报告，并暂停该卡的所有功能，防止损失扩大。

四、加油卡的定期检查与维护

1. 账目核对

定期对加油卡的消费记录进行核查，确保无误。一旦发现异常，应及时查明原因并采取措施。

2. 系统更新

随着业务发展和技术进步，公司会不定期升级加油卡管理系统。各责任人需积极配合完成相关操作，确保系统正常运行。

3. 报废处理

对于无法继续使用的加油卡，应按照规定程序申请报废，并销毁相关信息，以防信息泄露。

五、违规行为处罚

对于违反本规范的行为，公司将视情节轻重给予相应处分：

- 私自挪用加油卡者，一经查实，将扣除当月绩效奖金；

- 造成经济损失的，除赔偿外还将追究法律责任；

- 长期未按规定上报加油记录的，将限制其继续使用加油卡。

六、附则

本规范自发布之日起施行，最终解释权归公司行政管理部门所有。若有新增或修改条款，将以补充通知的形式另行公布。

通过严格执行上述规范，我们期望能够有效提升车辆管理水平，减少不必要的开支，为公司的可持续发展贡献力量。