为了规范公司人事管理流程，确保员工信息的安全性与完整性，特制定本《人事部档案管理制度》。该制度旨在明确档案管理的责任分工，优化档案存储及使用流程，提升工作效率，同时保障公司及员工的合法权益。

一、档案管理范围

本制度适用于公司所有在职及离职员工的人事档案管理，包括但不限于以下

- 员工基本信息（如姓名、身份证号、联系方式等）

- 入职资料（简历、学历证明、入职申请表等）

- 合同文件（劳动合同、保密协议等）

- 考核记录（绩效考核、奖惩记录等）

- 离职手续（离职申请、交接清单等）

二、档案管理职责

1. 人事部门

- 负责收集、整理、归档员工相关资料。

- 定期检查档案的完整性和准确性。

- 对外提供档案查询服务，并做好登记备案。

2. 档案保管员

- 执行日常档案管理工作，确保档案存放有序。

- 定期对档案进行安全检查，防止丢失或损坏。

- 协助处理员工提出的档案查阅请求。

3. 各部门负责人

- 配合人事部门完成员工档案的补充和更新工作。

- 及时反馈员工变动情况至人事部门。

三、档案存储方式

1. 纸质档案

- 使用统一规格的档案盒分类存放。

- 每个档案需标注清晰的标签，便于检索。

- 存放地点应保持干燥通风，避免潮湿或虫害。

2. 电子档案

- 所有电子文档须加密保存，防止未经授权访问。

- 定期备份数据，确保信息安全。

- 文件命名需简洁明了，方便日后查找。

四、档案使用规定

1. 内部查阅

- 员工若需查阅个人档案，须提交书面申请并获得批准。

- 查阅时需在指定区域进行，不得擅自带走或复制。

2. 外部调取

- 外部机构或个人调取档案时，必须出具正式函件，并经公司领导审批同意。

- 涉密信息不得对外披露，必要时可提供脱敏版本。

五、违规处理措施

对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重采取相应处罚措施：

- 擅自泄露档案信息者，将扣除当月奖金并追究法律责任；

- 未按要求妥善保管档案造成损失的，需承担赔偿责任；

- 故意篡改档案内容的，予以辞退处理。

六、附则

本制度自发布之日起施行，最终解释权归公司所有。如遇特殊情况需调整条款，应由人事部门提出建议并报管理层审议决定。

通过严格执行上述制度，我们期望能够构建一个高效、透明且安全的人事管理体系，为公司的长远发展奠定坚实基础。