在现代企业运营中，公司之间的沟通与协作至关重要。为了确保信息传递的准确性与专业性，公司联络函作为一种正式的书面沟通方式，被广泛应用于各种业务往来中。无论是商务合作、合同变更、项目协调，还是问题反馈和意见征求，一份规范、清晰的联络函都能有效提升沟通效率，避免误解和纠纷。

一、公司联络函的基本结构

1. 标题

通常为“公司联络函”或“关于……的联络函”，明确说明函件的主题内容。

2. 发函单位信息

包括公司名称、地址、联系方式（电话、邮箱等），以便接收方及时联系。

3. 收函单位信息

写明对方单位名称及具体接收人（如部门负责人、项目经理等）。

4. 正文内容

正文是联络函的核心部分，应简明扼要地说明事项背景、目的、请求或建议，并提出具体要求或期望。

5. 结尾语

常见的有“敬请查收”、“盼复为荷”、“特此函达”等，表达礼貌与期待。

6. 落款

包括发函单位名称、日期、经办人签名或盖章。

二、撰写公司联络函的注意事项

- 语言简洁明了：避免使用过于复杂的词汇或冗长的句式，确保信息传达清晰。

- 语气正式得体：虽然要保持专业性，但也不宜过于生硬，适当体现友好与尊重。

- 内容真实准确：所有事实陈述必须属实，避免因信息错误引发后续问题。

- 格式统一规范：遵循标准的公文格式，增强信函的权威性和可信度。

三、公司联络函的适用场景

1. 商务合作沟通：如邀请合作、确认合作意向、协商条款等。

2. 合同履行跟进：提醒对方履约、反馈执行情况、提出修改建议等。

3. 问题反馈与解决：针对产品问题、服务不达标等情况进行沟通。

4. 内部协调事务：跨部门或子公司之间的信息通报与工作安排。

四、公司联络函范文示例

公司联络函

致：XX有限公司

主题：关于贵我双方合作项目的进展情况沟通

尊敬的XX公司：

您好！

首先感谢贵公司一直以来对我司的信任与支持。现就我司与贵公司合作的“XX项目”相关事宜进行沟通，具体情况如下：

根据双方于2024年X月X日签订的合作协议，目前项目已进入关键阶段。为确保项目顺利推进，我司希望了解贵公司在项目执行过程中是否存在困难或需要我司协助的地方。同时，也请贵公司尽快提供相关进度报告，以便我司做好后续安排。

如贵公司对当前合作有任何疑问或建议，欢迎随时与我司联系。我们期待与贵公司继续保持良好的合作关系，共同推动项目圆满完成。

此致

敬礼！

发函单位：XX有限公司

联系人：张XX

联系电话：XXX-XXXXXXXX

电子邮箱：xxx@xxx.com

日期：2025年4月5日

通过规范的联络函写作，不仅能够提升企业的专业形象，也有助于建立更加高效、有序的商业关系。因此，掌握公司联络函的正确格式与写作技巧，对于每一位职场人士来说都具有重要的实际意义。