为规范公司客户信息管理，提升客户服务质量和业务运作效率，保障客户资料的安全性与完整性，特制定本《公司客户档案管理制度》。本制度适用于公司所有与客户相关的业务部门及工作人员，旨在通过系统化、标准化的管理方式，确保客户信息的有效利用和合理保护。

一、客户档案的定义与范围

客户档案是指公司在业务经营过程中，收集、整理并保存的与客户有关的所有信息资料，包括但不限于客户的基本信息、交易记录、沟通记录、合同协议、服务反馈等。客户档案是公司开展市场营销、客户服务、客户关系维护的重要依据。

二、客户档案的建立与维护

1. 各业务部门应在与客户初次接触时，及时建立客户档案，确保信息的完整性和准确性。

2. 客户档案应由专人负责管理，确保数据录入及时、更新准确，避免信息遗漏或错误。

3. 档案内容应包括客户名称、联系方式、所属行业、业务类型、合作历史、服务需求等基本信息，并根据实际需要补充相关资料。

三、客户档案的分类与存储

1. 客户档案按客户类型、业务性质或合作时间进行分类管理，便于查询和调用。

2. 电子档案应统一存储在公司内部数据库或指定的管理系统中，确保数据安全。

3. 纸质档案应妥善保管于专用档案室，实行专人负责、定期检查制度，防止丢失或损坏。

四、客户档案的使用与保密

1. 客户档案仅限于公司内部相关人员在职责范围内使用，未经授权不得对外提供或泄露。

2. 所有涉及客户信息的访问、调阅、复制、传输等操作均需登记备案，确保可追溯性。

3. 对于涉及商业机密或敏感信息的客户资料，应采取加密处理或限制访问权限。

五、客户档案的更新与销毁

1. 客户档案应根据客户信息的变化及时更新，确保数据的实时性和有效性。

2. 对于已终止合作或长期未联系的客户，应定期进行清理和归档，避免信息冗余。

3. 客户档案的销毁须经相关部门审批，并按照公司信息安全规定进行处理，防止信息泄露。

六、责任与监督

1. 各业务部门负责人应对本部门客户档案管理工作负直接责任，确保制度落实到位。

2. 公司设立档案管理监督机制，定期对客户档案的管理情况进行检查与评估。

3. 对于违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应处理，严重者追究法律责任。

七、附则

本制度自发布之日起施行，由公司综合管理部负责解释和修订。各相关部门应结合实际情况，制定具体实施细则，确保制度有效执行。

结语：

客户档案管理是企业经营管理的重要组成部分，良好的档案管理体系不仅有助于提升客户满意度，还能增强企业的市场竞争力。希望通过本制度的实施，进一步规范公司客户档案管理流程，推动公司健康、有序发展。