【公司文件管理制度88095-20210523172849x】为规范公司内部文件的管理流程，提升信息传递效率，确保各类文档资料的安全性、完整性与可追溯性，结合公司实际运营情况，特制定本《公司文件管理制度》。本制度自发布之日起实施，适用于公司所有部门及员工。

一、文件分类与编号规则

公司文件根据其性质和用途分为以下几类：

1. 行政类文件：包括会议纪要、通知公告、人事制度等；

2. 业务类文件：如项目计划书、合同协议、技术方案等；

3. 财务类文件：涉及预算、报销、审计等相关资料；

4. 法律类文件：如公司章程、合规声明、法律文书等；

5. 其他类文件：如培训材料、内部通讯、电子档案等。

为便于统一管理，所有文件均需按照统一编号规则进行标识，编号格式为“部门缩写-文件类型-年份-序号”，例如：“HR-XX-2021-001”。

二、文件的起草与审批

1. 文件起草人应确保内容准确、逻辑清晰，并符合公司相关规章制度；

2. 所有正式文件须经相关部门负责人审核后，方可提交至分管领导或总经理审批；

3. 审批通过后的文件由综合管理部统一归档并发布。

三、文件的存储与保管

1. 公司设立专门的文件管理系统，所有电子文件须上传至指定平台，确保数据安全；

2. 纸质文件应按类别存放于指定档案室，实行专人管理，定期清点核对；

3. 涉及机密或敏感信息的文件，须采取加密存储或物理隔离措施，未经授权不得查阅或复制。

四、文件的使用与借阅

1. 员工因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅申请单》，经部门负责人批准后方可办理；

2. 借阅文件应在规定时间内归还，逾期未还者将影响后续借阅权限；

3. 重要文件原则上不外借，确需外借的，须经公司高层审批，并签署保密协议。

五、文件的更新与废止

1. 随着公司发展和政策变化，原有文件可能需进行修订或废止；

2. 文件更新前，应由原起草部门提出申请，说明修改原因及内容；

3. 废止文件应标注“作废”字样，并妥善保存备查，防止误用。

六、责任与监督

1. 各部门负责人应加强对本部门文件管理工作的监督与指导；

2. 综合管理部负责对公司文件管理制度执行情况进行定期检查，并提出改进建议；

3. 对违反本制度的行为，公司将依据相关规定追究责任人责任。

本制度是公司管理体系的重要组成部分，全体员工应严格遵守，共同维护公司信息资源的安全与高效利用。今后，公司将根据实际情况不断优化和完善本制度，以适应企业发展需求。