【档案台账管理制度】在现代企业管理中，档案与台账的管理是一项基础性、系统性的工作，直接影响到信息的完整性、可追溯性和决策的科学性。为规范档案与台账的收集、整理、保管、使用及销毁流程，确保各类资料的有效利用和安全保存，特制定本管理制度。

一、适用范围

本制度适用于公司内部所有部门及相关业务单位在日常运营过程中形成的各类档案资料和台账记录，包括但不限于行政文件、合同协议、财务凭证、项目资料、人事档案等。

二、管理原则

1. 统一管理：所有档案与台账由公司指定的档案管理部门或专人负责，实行集中管理，避免分散存放带来的信息混乱。

2. 分类归档：根据资料性质、用途及重要程度进行分类，建立清晰的目录体系，便于查找与调阅。

3. 责任明确：各部门应指定专人负责本部门的档案与台账管理工作，确保资料的及时更新与完整保存。

4. 安全保密：涉及企业机密或个人隐私的信息，须严格按照相关法律法规和公司规定进行管理，防止泄露。

三、档案与台账的建立与维护

1. 资料收集：各部门应在业务发生后及时整理相关资料，确保原始数据的准确性和完整性。

2. 编号与登记：所有档案与台账应按统一规则进行编号，并在台账登记簿中详细记录内容、来源、责任人及日期等信息。

3. 定期检查：档案管理人员应定期对所管资料进行清点、核对，发现问题及时处理，确保资料的连续性和可用性。

四、档案与台账的使用与借阅

1. 借阅审批：非本部门人员借阅档案或台账，需填写借阅申请单，经相关负责人批准后方可办理。

2. 使用记录：借阅过程应有详细记录，包括借阅人、时间、用途及归还情况，确保可追溯性。

3. 权限控制：根据资料的重要程度设定不同的查阅权限，保障信息安全。

五、档案与台账的销毁与移交

1. 销毁标准：对于已过保管期限、无保留价值的档案与台账，应按照公司规定的程序进行销毁。

2. 销毁审批：销毁前需由相关部门负责人审核，确认无误后方可执行。

3. 移交管理：如因工作变动或机构调整需要移交档案与台账，应办理正式移交手续，确保资料不丢失、不遗漏。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由公司档案管理部门负责解释与修订。各部门应严格遵守，确保档案与台账管理工作规范化、制度化、科学化。

通过本制度的实施，有助于提升公司整体的管理水平和信息治理能力，为企业的持续发展提供坚实的数据支撑与制度保障。