【员工人事档案管理制度】为规范公司员工人事档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性与安全性，提升人力资源管理的科学化和制度化水平，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工的人事档案管理及相关工作流程。

一、档案管理职责

1. 人力资源部门是员工人事档案管理的主管部门，负责档案的收集、整理、归档、保管及查阅等工作。

2. 各部门负责人应配合人力资源部门，及时提供员工相关信息，并确保信息的真实性和有效性。

3. 档案管理人员需具备良好的职业素养，严格遵守保密原则，不得擅自泄露或复制档案内容。

二、档案内容范围

员工人事档案应包括但不限于以下

- 员工基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等）

- 学历证明、资格证书、培训记录

- 劳动合同、岗位变动记录、离职手续材料

- 考核记录、奖惩情况、绩效评估报告

- 其他与员工职务相关的重要资料

三、档案管理流程

1. 新员工入职时，须提交个人资料并填写《员工信息登记表》，由人力资源部门统一归档。

2. 员工在岗期间，其人事档案应根据岗位调整、晋升、调动等情况进行动态更新。

3. 员工离职时，需办理档案移交手续，确保档案资料完整交接。

4. 档案保存期限应符合国家相关法律法规要求，到期后按程序进行销毁或归档。

四、档案使用与查询

1. 员工本人可凭有效身份证明申请查阅本人档案，经审批后方可进行。

2. 公司内部人员因工作需要查阅档案，须填写《档案查阅申请单》，经部门负责人及人力资源主管批准后方可进行。

3. 外部单位因法律、审计等需要调阅档案，必须出具合法书面申请，并经公司高层审批后方可办理。

五、档案安全与保密

1. 档案应存放在专用档案室或加密电子系统中，确保物理与信息安全。

2. 档案管理人员应定期检查档案存放环境，防止霉变、损坏或遗失。

3. 所有涉及员工个人信息的资料均属公司机密，严禁私自复制、外传或用于非授权用途。

六、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由人力资源部负责解释和修订。

2. 本制度未尽事宜，依照国家有关法律法规及公司其他相关规定执行。

通过建立健全的员工人事档案管理制度，有助于提升企业内部管理效率，保障员工合法权益，同时也为企业的长远发展提供有力的人力资源支持。