【人事档案管理办法-20220507111520】随着企业管理制度的不断完善，人事档案作为员工信息的重要载体，其管理质量直接影响到人力资源工作的规范性和效率。为确保人事档案的完整性、安全性与可追溯性，特制定本《人事档案管理办法》，以指导和规范各类人事档案的收集、整理、保管、使用及销毁等全过程。

本办法适用于公司内部所有员工的人事档案管理工作，涵盖新入职员工、在职员工、离职员工及相关人员的档案资料。档案内容主要包括个人基本信息、教育背景、工作经历、劳动合同、考核记录、奖惩情况、职务变动记录等，确保每一项信息都能真实、准确地反映员工的职业发展轨迹。

在档案的建立与更新方面，要求各部门负责人在员工入职后及时提交相关材料，并由人力资源部门统一归档。对于员工个人信息的变动，如职位调整、薪资变化、合同续签等，应及时补充至档案中，确保档案内容的时效性与完整性。

档案的保管应遵循分类管理、集中存放的原则，设立专门的人事档案室或档案柜，配备必要的防火、防潮、防盗设施，确保档案的安全。同时，应定期对档案进行清点和检查，防止遗失或损坏。对于电子档案，应建立完善的备份机制，确保数据安全。

在档案的使用方面，需严格遵守审批制度。任何查阅、调用或复制档案的行为，均须经相关部门负责人批准，并做好登记备案。严禁擅自泄露或外传员工个人信息，防止隐私泄露风险。

对于已离职员工的档案，应按规定期限妥善保存，一般保留时间为员工离职后不少于五年。特殊情况下，可根据法律法规或企业规定延长保存时间。档案的销毁需经人力资源部门审核，并由专人监督执行，确保过程合规、透明。

本办法自发布之日起施行，由人力资源部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护人事档案管理的规范化与制度化水平，为企业的人力资源管理提供坚实保障。